Tillsammans gör vi jobbet bättre

Undersöka arbetsmiljön

Målet är att kunna undersöka arbetsmiljön med lämpliga metoder. Vi går igenom följande:


Nu börjar vi!

Del 1

Undersöka

Undersök arbetsmiljön

En grundläggande del i det systematiska arbetsmiljöarbetet (och det första steget i "SAM-hjulet") är att löpande undersöka sin arbetsmiljö. Det görs till exempel genom skyddsronder och arbetsplatsträffar. Först när risker i arbetsmiljön är kända kan de bli rätt bedömda och åtgärdade.

SAM-hjulet_RGB_01

Del 2

Undersökningsmetoder

Att undersöka och riskbedöma arbetsmiljön kan göras på flera sätt. Val av metod beror på vad som undersöks, typ av verksamhet och på vilken nivå i organisationen undersökningen genomförs. På många arbetsplatser används en kombination av olika metoder. I det här avsnittet tittar vi närmare på:

  • Arbetsplatsträff
  • Skyddsrond
  • Medarbetarsamtal
  • Medarbetarenkät
  • Mätning och analys
  • Kartläggning av olycksfall och tillbud

Undersokning_C_vit

Arbetsplatsträff (APT)

Forum för dialog där chefer och medarbetare arbetar tillsammans med utveckling, planering och uppföljning av den dagliga verksamheten.

Övergripande mål

  • Tillvarata tankar och idéer hos alla medarbetare
  • Öka medarbetarnas inflytande och ansvarstagande

Tänk på att

  • Ge medarbetarna möjlighet att komma med förslag på vad de vill ta upp
  • Skicka ut dagordning och handlingar i god tid
  • Dokumentera beslut i minnesanteckningar och följa upp
  • Planera APT i årscykeln för det systematiska arbetsmiljöarbetet
  • Inte diskutera individärenden på arbetsplatsträffarna

Skyddsrond

Syftar till att upptäcka, undersöka och bedöma risker på arbetsplatsen. Under en skyddsrond kan olika delar av arbetsmiljön undersökas, till exempel den fysiska, den organisatoriska, den sociala och den digitala arbetsmiljön.

  • Ingår i årsplaneringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet
  • Genomförs gemensamt av ansvarig chef, skyddsombud, elevskyddsombud och andra berörda
  • Ska dokumenteras och en åtgärdsplan ska upprättas av ansvarig chef
  • Eventuella risker för ohälsa och olycksfall som upptäcks ska riskbedömas
  • Personalavdelning, företagshälsovården och andra stödresurser kan anlitas vid behov

Medarbetarsamtal

Dialog mellan medarbetare och chef som handlar om verksamheten och förhållanden på arbetsplatsen. Det är också ett verktyg för chefen att stämma av arbetet med varje medarbetare.

Exempel på punkter i medarbetarsamtalet

  • Verksamhetens mål och utveckling
  • Medarbetarens situation
  • Kompetens- och utvecklingsbehov
  • Olika aspekter av hälsa och arbetsmiljö

Medarbetarsamtal_bla

Medarbetarenkät

Ger underlag som kan användas i det förebyggande arbetsmiljöarbetet.

  • Genomförs på olika nivåer (från kommun- och landstingsövergripande nivå till förvaltnings- och arbetsplatsnivå)
  • Ger en övergripande bild av hur medarbetarna upplever verksamheten
  • Resultaten sammanställs och återkopplas till medarbetarna
  • Eventuella åtgärder förs in i en handlingsplan

SA_Illustration_10

Mätning och analys

En del av undersökningsarbetet är att mäta och analysera olika faktorer i verksamheten. Saknas kunskap i den egna organisationen kan man ta hjälp av företagshälsovården.

Exempel på faktorer som kan mätas och analyseras

  • Inomhusklimat
  • Buller
  • Belysning
  • Kemiska risker
  • Sjukfrånvaro
  • Arbetsskador och tillbud
  • Övertidsarbete
  • Personalomsättning

Del 3

Så gör andra

Virginska gymnasiet i Örebro berättar hur man har arbetat med en undersökningsmetod.

  1. Ta en kort paus.
  2. Lyssna på podden.
  3. Är det här en undersökningsmetod som kan fungera hos er?

Speaker:
Välkomna till Suntarbetslivs podd. På många arbetsplatser utvärderas arbetsmiljön kanske en eller ett par gånger per år. Men på Virginska gymnasiet i Örebro tas tempen på arbetsmiljön varje månad. I dag ska vi få höra mer om varför man har infört en klimatmätning vid varje arbetsplatsträff och hur det har påverkat verksamheten. Håkan Ågren, välkommen hit! Du är rektor här på Virginska gymnasiet, kan du berätta lite kort om metoden klimatmätning som ni använder?

Håkan:
Ja, det är ju ett sätt att väldigt enkelt och snabbt sätta fokus på arbetsmiljöfrågorna. Och det går till så att lärarna, under en APT till exempel, svarar på ett antal frågor. Det kanske tar en fyra–fem minuter, och det gör de på sin dator som de har med sig på arbetsplatsträffen.

Speaker:
Vad är det för slags frågor de besvarar?

Håkan:
Ja, det rör ju arbetsmiljön. Det kan röra stress, sociala och fysiska och psykiska arbetsmiljöfrågor. Men även stöd av rektor till exempel och stöd av kollegor. Viktiga arbetsmiljöfrågor.

Speaker:
Det var ju faktiskt du som kom på det här att man ska ta temperaturen på arbetsmiljön regelbundet. Hur föddes den idén?

Håkan:
Ja, eftersom vi är ganska många i personalgruppen, ett fyrtiotal, så upplevde jag och många andra att inte alla kom till tals. Och det här var ett sätt att alla får exakt lika mycket talutrymme.

Speaker:
Så det var en demokratisk ingång?

Håkan:
Det var det också men också att det blir större kraft i svaren. Men det är ju inte säkert, som sagt, att om någon driver någon fråga väldigt hårt, att alla håller med om det.

Speaker:
Nej. Jörgen Larsen, välkommen hit du också! Du är ju en av dem som administrerar enkäten. Hur går det till rent praktiskt?

Jörgen:
Ja, vi jobbar i något som heter Google Formulär. Och när man ska göra en ny undersökning så gör man helt enkelt så att man gör ett nytt formulär i Google. Då kopierar man filen helt enkelt, byter namn på den, kopierar länken och så mejlar man ut den till all personal som ska delta i undersökningen. Och de får då klicka på den länken, och då kan de fylla i det här formuläret och svara på frågorna.

Speaker:
Är det ett anonymt formulär, eller hur ser det ut?

Jörgen:
Det är helt anonymt så vi ser inte vem som har fyllt i den.

Speaker:
Tar det mycket extra tid för dig sedan det här infördes månadsvis? Är det resurskrävande för dig?

Jörgen:
Nej, det tar inte mycket tid. Det är bara att kopiera länken, byta namn och skicka ut den. Det gör man på en minut, så det tar praktiskt taget ingen tid alls att administrera det här.

Speaker:
Snabbt och enkelt alltså. Men hur fungerar det i praktiken för medarbetarna som använder det? Anna Bengtsson, du är en av lärarna som regelbundet är med och besvarar de här frågorna. Hur har det fungerat för er som medarbetare?

Agneta:
Jag tycker att vi har fått ett tydligare fokus på arbetsmiljöfrågor. Det har blivit mer levande skulle jag vilja säga. Jag tror att det hänger mycket ihop med att det är just en ögonblicksbild – så här ser det ut nu. Då kan man ta upp både stort som smått.

Speaker:
Tycker du att det är bättre att ta tempen då så här ofta istället för sällan?

Agneta:
Ja, det tycker jag definitivt. För att jag tror att om vi bara skulle ha de här som är mer sällan – för det finns ju andra former av arbetsmiljöundersökningar, medarbetarenkäter och så – då får vi inte samma levande medvetenhet om arbetsmiljön. Så det tycker jag definitivt.

Speaker:
Vad tycker ni andra där?

Jörgen:
En sak som jag upplever också det är att, vi gör ju den här undersökningen en gång i månaden och rätt vad det är då är det någon som skriver att den mår väldigt dåligt socialt eller fysiskt. Och nu på senare tid, då brukar de ofta till och med ”Ja, men det är jag”, och sedan berättar man varför. Och det har inte hänt tidigare.

Speaker:
Så det har blivit mer transparens?

Jörgen:
Ja, jag tycker det.

Speaker:
Vad säger rektor?

Håkan:
Ja, vi är ju nu inne på andra året, så nu kan vi jämföra perioder. Hur såg det ut i januari förra året och nu. Och göra förflyttningar inom det arbetet vi håller på med. Och för mig är det absolut en målsättning att man lämnar anonymiteten så småningom. Att man har ett sådant klimat så att man kan säga och tycka vad man vill givetvis. Nästa steg för mig är ju att vi gör samma sak med eleverna. Vi vet ju att gymnasieungdomar, framför allt tjejer, är väldigt stressade. Så vi tar till den här metoden för att göra förbättringar i elevernas arbetsmiljö.

Speaker:
Jättebra, det låter positivt. Tack så mycket för att ni kom hit i dag! 

Diskussion

  • Vilka metoder och rutiner har vi för att undersöka arbetsmiljön?
  • Fångar vi upp såväl fysiska som organisatoriska och sociala risker?
  • Hur återkopplar vi resultat av olika undersökningar till medarbetare och till andra delar av organisationen?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 4

Skyddsronder med olika fokus

Skyddsronden kan ha olika fokus, beroende på vad i verksamheten som ska undersökas, till exempel:

  • Fysisk arbetsmiljö
  • Organisatorisk och social arbetsmiljö
  • Digital arbetsmiljö

Checklista_B_vit

Skyddsrond: Fysisk arbetsmiljö

Den fysiska arbetsmiljön handlar bland annat om arbetsplatsens utformning och utförandet av olika arbetsmoment.

Exempel på fysiska faktorer

  • Ergonomi och utrustning
  • Buller och ljudnivå
  • Lokalers utformning
  • Ventilation och temperatur
  • Belysning
  • Skyddsutrustning
  • Rutiner vid nödsituationer
  • Farliga ämnen

Skyddsrond: Organisatorisk och social arbetsmiljö

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön berör villkor och förutsättningar för arbete. Det kan handla om olika saker, här följer några exempel.

Organisatorisk arbetsmiljö

  • Ledning och styrning
  • Kommunikation
  • Delaktighet och handlingsutrymme
  • Fördelning av arbetsuppgifter
  • Krav, resurser och ansvar

Social arbetsmiljö

  • Socialt samspel
  • Samarbete
  • Socialt stöd mellan/från chefer och medarbetare

Skyddsrond: Digital arbetsmiljö

En bra digital arbetsmiljö minskar risk för stress och fysiska besvär.

Exempel i den digitala arbetsmiljön

  • Mjukvara:
    - Programvara
    - Funktionalitet
    - Användargränssnitt
  • Hårdvara:
    - Maskiner
    - Kringutrustning
    - Hjälpmedel

 

  • Kompetensutvecklingsbehov
  • Haverirutiner
  • Digital säkerhet
  • Gränslöst arbete
  • Praktiska IT-problem:
    - Icke kompatibla IT-system

Övning

Skyddsrond

Syftet med övningen är att träna på hur man genomför en skyddsrond.

Instruktion

1. Välj en skyddsrond att träna på: fysisk, digital eller organisatorisk och social.

2. Dela in er i mindre grupper och gå igenom hur man genomför skyddsronden. Använd verksamhetens egna dokument som underlag eller ta hjälp av checklistorna till höger.

3. Diskutera:

  • Hur genomför vi skyddsronder? Hur ofta?
  • Vilka bör vara med vid en skyddsrond?
  • Vad har arbetsgivare, chef, skyddsombud, medarbetare för roll i olika skyddsronder?

 

4. Avsluta med en gemensam diskussion i storgrupp och fånga upp obesvarade frågor.

5. Skriv ut förslag på checklistor och stöddokument här:
Skyddsrond Fysisk arbetsmiljö
Skyddsrond Digital arbetsmiljö
Skyddsrond Arbetsbelastning
Skyddsrond Arbetstid
Skyddsrond Kränkande särbehandling
Checklista Organisatorisk och social arbetsmiljö

Del 5

Vår arbetsmiljö - en undersökningsmetod som involverar medarbetarna

Avslutningsvis ska vi titta närmare på ett verktyg från Suntarbetsliv. Det är en undersökningsmetod där medarbetarna kan delta och undersöka såväl risk- som friskfaktorer. Tanken är att den till exempel kan användas på en arbetsplatsträff. 

Varför är medarbetarnas aktiva medverkan i det systematiska arbetsmiljöarbetet värdefullt? Jo, för att kunna:

  • Tillvarata erfarenheter
  • Belysa fler perspektiv
  • Väcka engagemang
  • Få igång diskussionen

Gå till verktyget Vår arbetsmiljö

Delaktighet_vita hander_svart karta

Nu är vi klara!

Vi har gått igenom

  1. Varför undersökning är viktigt för det systematiska arbetsmiljöarbetet
  2. Olika metoder för att undersöka arbetsmiljön
  3. Hur andra gör och hur våra metoder och rutiner för undersökning ser ut
  4. Skyddsronder med olika fokus: fysisk, digital eller organisatorisk och social arbetsmiljö
  5. Vår arbetsmiljö - en undersökningsmetod som involverar medarbetarna

SA_Illustration_15

För dig som vill läsa mer

Här hittar du bland annat alla checklistor och stöddokument som förekommer i modulen. Under de olika rubrikerna har vi samlat användbart material som till exempel digitala verktyg, tester, praktisk information och forskningsresultat.

Skyddsrond Fysisk arbetsmiljö
Suntarbetsliv, checklista som stöd för att genomföra en fysisk skyddsrond.

Skyddsrond Digital arbetsmiljö
Suntarbetsliv, checklista som stöd för att genomföra en digital skyddsrond.

Skyddsrond Organisatorisk och social arbetsmiljö
Suntarbetsliv, checklista som stöd för att genomföra en organisatorisk och social skyddsrond.

Skyddsrond Arbetsbelastning

Skyddsrond Arbetstid

Skyddsrond Kränkande särbehandling

Checklistor från Arbetsmiljöverket
Arbetsmiljöverkets alla checklistor samlade på ett ställe.

Arbetsmiljölagen (AML)
Regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter
Alla föreskrifter samlade för nedladdning.

AFS 2001:1
Arbetsmiljöverket, föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete

AFS 2015:4
Arbetsmiljöverket, föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö
Arbetsmiljöverket, vägledning till AFS 2015:4

Webbutbildning om belastningsergonomi
Arbetsmiljöverket, interaktiv utbildning om de vanligaste belastningsskadorna, vad som orsakar dem och vad man kan göra för att förebygga dem. 

Ljudguide för förskolan
Prevent, ett stöd för att kunna arbeta för en förbättrad ljudmiljö inom förskolan.

Digital arbetsmiljö. Rapport 2015:17
Arbetsmiljöverkets, kartläggning av digitala arbetsmiljöproblem i arbetslivet. 

Gemensamma tag för en bättre arbetsmiljö.
Suntarbetsliv, artikel om hur fack och arbetsgivare i Norrbottens läns landsting satsar på att tackla IT-strul och digitala arbetsmiljöproblem. 

OSA-kompassen
Suntarbetsliv, med OSA-kompassen kan du som är chef eller skyddsombud sätta dig in Arbetsmiljöverkets föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA).

Kvinnors och mäns arbetsvillkor
Arbetsmiljöverket, kunskapssammanställning 2016:2, om betydelsen av organisatoriska faktorer och psykosocial arbetsmiljö för arbets- och hälsorelaterade utfall.

Utmaningen – en film om den sjuka jobbstressen
Arbetsmiljöverket, film (8 min)

Systematiskt arbetsmiljöarbete mot stress
Arbetsmiljöverket, broschyr med syfte att hjälpa och vägleda i arbetsmiljöarbetet för att motverka stress.

Webbutbildning om stress
Arbetsmiljöverket, interaktiv utbildning om vad stress är och hur det kan förebyggas.

Hälsa och säkerhet
Arbetsmiljöverket, information om vilka risker som finns inom hälsa och säkerhet och vilka regler du som arbetsgivare ska följa för att förebygga dessa. 

Forskning om säkerhetskultur
Arbetsmiljöverket, artiklar och forskning kring säkerhetskultur.

Bra säkerhet börjar med cheferna
Arbetsmiljöverket, film med Marianne Törner (3 min)

Jämställdhet i arbetsmiljön
Arbetsmiljöverket, information och tips på hur man kan inkludera genusperspektivet i arbetsmiljöarbetet.

Bättre möten – Utveckla er kommunikation
Suntarbetsliv, verktyg för grupper som vill utveckla sin kommunikation under möten.

SAM – Självskattning
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Hot och våld – Självskattning
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i arbetet med att förebygga skada eller ohälsa till följd av hot och våld. 

Säkerhetskultur – Enkätverktyg
Arbetsmiljöverket, verktyg som stöd för att ta reda på hur det står till med säkerhetskulturen.

Kunskapstest i systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöverkets kunskapstest tar ca 30 minuter att genomföra och du kan även välja att bara träna på delar av testet.

Ta tempen på din arbetsmiljö
Suntarbetsliv, artikel kopplad till podden i modul 2. Om hur Virginska gymnasiet i Örebro har jobbat med att undersöka sin arbetsmiljö.

Arbetsmiljöverkets hemsida

Broschyrer om arbetsmiljöfrågor
Arbetsmiljöverket, lättlästa broschyrer inom en rad arbetsmiljöområden. Laddas ner kostnadsfritt.


Vägar vidare