Tillsammans gör vi jobbet bättre

Åtgärda och följa upp

Målet är att kunna överblicka sambandet mellan en bra arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. Vi går igenom följande:


Nu börjar vi!

Del 1

Åtgärda och följ upp

Åtgärda och följ upp

En arbetsgivare är skyldig att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall, det står i arbetsmiljölagen. Utöver att följa lagen så finns många andra motiv till att jobba med förebyggande åtgärder så som ekonomiska argument, etiska skäl, trivsel, motivation, ökad kvalitet och att skapa attraktiva arbetsplatser.

Efter att en risk har åtgärdats behöver den följas upp för att kontrollera att den har minskat eller är borta och att det inte uppkommit nya risker i dess ställe.

I nästa del tittar vi på fördelarna med att åtgärda, det vill säga att investera i arbetsmiljön.

SAM-hjulet_RGB_03_04

Del 2

Investera i arbetsmiljön

Forskning visar att det finns ett samband mellan god arbetsmiljö, verksamhet och ekonomi.

De långsiktiga effekterna av en god arbetsmiljö är bland annat:

  • Bättre prestationer
  • Ökad kvalitet
  • Minskad personalomsättning
  • Lägre sjukfrånvaro
  • En attraktiv arbetsplats

SA_PAMU_Illustration_02

Investera i arbetsmiljö

En organisations systematiska arbetsmiljöarbete
handlar om att utveckla hela verksamheten.

Forskaren Malin Lohela Karlsson berättar om
varför det är viktigt att investera i arbetsmiljön.

Ekonomi, arbetsmiljö och hälsa

Hur hör ekonomi och arbetsmiljö ihop? Med statistik och ekonomi kan arbetsmiljö omvandlas till siffror – ekonomi är ett viktigt verktyg i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom att ha koll på till exempel kostnader för sjukfrånvaro och personalomsättning går det att hitta argument för åtgärder.

I nästa avsnitt tittar vi närmare på ekonomiska argument för att satsa på arbetsmiljön.

Synliggör vinsterna
med god arbetsmiljö

Att systematiskt arbeta för en god arbetsmiljö
får både medarbetarna och ekonomin att må bra.

Här berättar Paula Liukkonen, forskare inom
arbetsmiljöekonomi, mer om vinsterna med en god arbetsmiljö.

Övning

Varför är det viktigt med en bra arbetsmiljö?

Syftet med övningen är att diskutera och fundera över fördelarna med att investera i åtgärder som förbättrar den egna arbetsmiljön.

Instruktion

  1. Dela in er i mindre grupper.
  2. Diskutera gruppvis och formulera tillsammans fem argument för varför det är viktigt för er med en bra arbetsmiljö.
    • Från ett ekonomiskt perspektiv?
    • Från andra perspektiv? Vilka?
  3. Redovisa och sammanfatta i storgrupp.

Bra att ha till övningen

icon_notislappar   icon_papperpenna icon_bladderblock

Del 3

Förebygg med åtgärder

Ett fungerande samspel mellan människa, teknik och organisation ger hälsa, resultat och utveckling i verksamheten. Om det inte fungerar kan olyckor och ohälsa uppstå. Därför behöver alla tre perspektiv vara med när åtgärder planeras. I de olika perspektiven ingår även mångfald och jämställdhet, vilket regleras i diskrimineringslagen.

Arbetsgivaren är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall genom att ta initiativ till åtgärder. Det kan handla om organisatoriska åtgärder, tekniska och fysiska åtgärder eller åtgärder på individnivå.

SA_grafik-50_FFFFFF

Förebyggande åtgärder

Organisatoriska åtgärder kan till exempel vara att:

  • Tydliggöra roller och ansvar
  • Planera och genomföra relevant kompetensutveckling
  • Utveckla befintliga rutiner, till exempel vid tillbud, skador och konflikter
  • Upprätta nya arbetsrutiner och instruktioner
  • Utveckla kommunikationen med andra yrkesroller/funktioner i verksamheten
  • Upprätta tydliga säkerhetsrutiner vid risk för hot och våld
  • Hantera konflikter

Tänk på möjligheten att ta hjälp av företagshälsovården eller annan extern expert.

 

Tekniska och fysiska åtgärder kan till exempel vara att:

  • Montera fasta skyddsanordningar
  • Anpassa bord, stolar och hjälpmedel till medarbetarna
  • Göra förbättringar i IT-stöd/-system
  • Välja alternativa transportsätt
  • Välja mindre skadliga/farliga kemikalier
  • Göra förbättringar vad gäller ljud, ljus, strålning, vibrationer och klimat
  • Genomföra förebyggande underhåll kontinuerligt

Åtgärder på individnivå kan till exempel vara att:

  • Använda skyddsutrustning
  • Använda hjälpmedel, till exempel för tunga lyft
  • Rapportera fel och upptäcka risker
  • Rapportera incidenter, tillbud och skador
  • Följa riktlinjer och instruktioner
  • Delta i kompetensutveckling

Diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen (2008:567) förbjuder diskriminering och ger vägledning när det gäller att arbeta med mångfald och jämställdhet i arbetslivet. Lagens definition av diskriminering är att någon missgynnas eller kränks på grund av:

  • Kön
  • Könsidentitet eller könsuttryck
  • Etnisk tillhörighet
  • Religion eller annan trosuppfattning
  • Fysisk, psykisk funktionsnedsättning eller intellektuell funktionsförmåga
  • Sexuell läggning
  • Ålder

Från och med den 1 januari 2017 skärps kraven på aktiva åtgärder. Arbetsgivarens förebyggande arbete ska då omfatta alla diskrimineringsgrunderna. Det betyder till exempel att arbetsmiljön ska analyseras ur fler aspekter än tidigare.

Diskrimineringslagen betonar det viktiga med samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare för att nå en jämställd arbetsplats.

I nästa avsnitt tittar vi närmare på mångfald och jämställdhet.

Mångfald och jämställdhet

Mångfald och jämställdhet är perspektiv som alltid ska finnas med i det systematiska arbetsmiljöarbetet. När arbetsmiljön undersöks, risker bedöms och åtgärder planeras är det bra att reflektera utifrån dessa två perspektiv.

Mångfald
Handlar om att skapa likvärdiga möjligheter med hänsyn till kön, ålder, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsidentitet och könsuttryck, klass, familjeförhållanden och andra olikheter som kan finnas på arbetsplatsen.

Jämställdhet
Handlar om att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter.

Roligt_Trivsamt_bla

Mångfald och jämställdhet i arbetsmiljöarbetet

Utifrån ett arbetsmiljöperspektiv betyder mångfald och jämställdhet att alla människor har rätt till goda arbetsförhållanden på likvärdiga villkor i den fysiska, tekniska samt organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Ett kreativt arbetsmiljöarbete innebär att man inte bara tar hänsyn till olikheter utan också ser skillnader som en tillgång för såväl verksamheten som arbetsmiljöarbetet.

I nästa avsnitt: Diskutera hur man kan ta hänsyn till olika perspektiv när åtgärder planeras!

Diskussion

  • Tar vi hänsyn till olika perspektiv när åtgärder planeras i arbetsmiljöarbetet? Till exempel människa, teknik, organisation, mångfald och jämställdhet? 
  • Vad kan konsekvensen bli om vi inte tar hänsyn till olika perspektiv?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 4

Så gör andra

Mölndals socialtjänst berättar hur man åtgärdat en ohälsosam arbetsbelastning och skapat tid för återhämtning.

  1. Ta en kort paus.
  2. Lyssna på podden.
  3. Är tipsen från Mölndals socialtjänst även användbara på er arbetsplats?

Speaker:
Välkomna till Suntarbetslivs podcast. En organisationsförändring kan vara lösningen på en situation där ohälsosam arbetsbelastning bidrar till ökande sjukfrånvaro och personaltapp. På socialtjänstens Enhet för utredning barn och unga i Mölndal har en omstrukturering gett personalen både utrymme för återhämtning och kortare vägar till cheferna. Välkommen hit Irene Jansson, verksamhetschef! Jag säger också välkommen till Katarina Liljestrand och Berit Andrén, ni är enhetschefer båda två. Innan omorganisationen var läget ansträngt på er enhet på socialtjänsten i Mölndal. Berätta hur det såg ut, Irene.

Irene:
Arbetsmiljön för socialsekreterarna var helt ohållbar. Under de senaste åren så hade anmälningar på barn som far illa ökat och dubblerats. Utredningstiderna kunde inte hållas. Vi kunde inte dokumentera och rättssäkerheten var bristfällig. Arbetsmiljön gjorde också att socialsekreterarna fick stressymptom. Man hade magont, man hade huvudvärk, man sov dåligt på nätterna. Man ville ha mer chefsstöd men cheferna räckte inte till.

Speaker:
Katarina, kan du beskriva de förändringar som gjordes?

Katarina:
Det viktigaste vi gjorde var att vi anställde mer personal och fler chefer. Vi jobbade också tillsammans med vår företagshälsovård för att motverka stress och hot och våld. Vi kopplade på en följeforskare som hjälper oss att se att vi är på rätt väg - följer upp vårt arbete helt enkelt. Vi valde också att organisera om arbetet och det har varit en viktig framgångsfaktor. Vi har fått till återhämtning i arbetet. Det bygger på att vi har team som jobbar i tvåveckorsintervall intensivt tillsammans med mottagningsgruppen. Sen har man fyra veckor återhämtning.

Speaker:
Berit, på vilka sätt ser du att läget har förbättrats tack vare förändringarna?

Berit:
Vi ser i dag att alla ärenden får en handläggare direkt. Våra familjer blir inte lidande, de hamnar inte mellan stolarna. Det finns en samverkanstruktur som gör att allting fungerar från dag ett. Det blir inga glapp. Och jag ser också att våra medarbetare har en glädje och en tillförsikt i sitt jobb. De känner en ro på ett helt annat sätt i dag.

Speaker:
Vad säger du, Katarina?

Katarina:
Arbetsmiljön har blivit bättre och det kan vi se på att sjuktalen har minskat. Vi har blivit av med korttidsfrånvaro. Vi har också fått bukt med övertid som vi hade alldeles för mycket tidigare. Och jag ser en personalgrupp som, istället för att vara trött och ledsen, har en större tillfredsställelse med jobbat och mår bra.

Berit:
Och då skulle jag vilja lägga till också då att vi ser ju de här återhämtningsperioderna som guld värt för den personalen som inte har några ärenden på fyra veckor. Men det finns också en väldig tydlighet för de andra som har sina två mottagningsveckor och får nya ärenden. Det finns en tydlighet och struktur, alla vet vad som gäller, och det tror jag också är en stor framgångsfaktor för oss.

Speaker:
Vi har också med oss Helen Eriksson, skyddsombud på socialtjänsten i Mölndal. Hur involverades medarbetarna på enheten i förändringsarbetet?

Helen:
Ja, medarbetarna var väl med hela vägen egentligen, under hela processen. För det startade ju också någonstans med att man lyfte det fackligt och att vi tog upp med arbetsgivaren att den var en ohållbar situation. Sen när ledningen jobbade på de här förslagen så var de tillbaka i flera omgångar på medarbetarnivå, både på arbetsplatsträffar och i andra forum. Facket skickade också en skrivelse till politiken och påtalade att det behövdes fler tjänster i arbetsgruppen.

Irene:
När det gäller samverkan så handlar det ju om att medarbetare och arbetsgivare har en dialog hela tiden. Och när det handlar om den här processen så har ju även politiken varit involverad ifrån första början. Det som är viktigt att tänka på när man gör en förändring är att man har den här samverkan. Utan det så går det inte.

Speaker:
Väldigt bra tips, Irene! Har du fler goda råd till organisation med liknande utmaningar?

Irene:
Att kartlägga, att ha koll på läget i den verksamhet som behöver förändras. Att man vågar förändra och gärna testa under tiden som man förändrar en verksamhet. Det är inte fel att misslyckas, man får bara göra om igen. Och att vila i det att förändring tar tid.

Speaker:
Tack snälla ni för att ni kom hit i dag och delade med er av den här inspirerande berättelsen och era goda råd. Tack!

Diskussion

  • Hur jobbar vi med åtgärder för att förebygga ohälsa på vår arbetsplats?
  • Kan vi ge några konkreta exempel?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 5

Fokusera på det friska

Att tidigt agera för att förebygga ohälsa är bra för verksamheten, även ekonomiskt. Flera studier visar att en genomtänkt strategi på organisationsnivå har stor betydelse för hur vi mår på jobbet.

Forskaren Eva Vingård berättar varför vi bör fokusera på det friska och inte enbart åtgärda det sjuka.

Friskfaktorerna som nämndes i filmen

  • Ledarskap
  • Stöd till ledare
  • Kommunikation
  • Kompetensutveckling
  • Feedback
  • Rättvis organisation
  • Kunskap om sjukskrivningar
  • Tidiga insatser

I nästa avsnitt följer en diskussion.

Diskussion

  • Känner vi igen oss? Är det samma friskfaktorer som gör att vi mår bra på arbetsplatsen?
  • Vad gör vi för att stärka friskfaktorerna i vår verksamhet?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 6

Positiv och negativ stress

Dagens arbetsliv ställer höga krav. Dessa krav behöver balanseras med rätt resurser och socialt stöd. Obalans mellan krav och resurser kan skapa stress.

Positiv stress
Stress under korta perioder som kan göra att vi människor presterar bättre och är mer skärpta.

Negativ stress
Långvarig stress som kan göra att vi blir mindre effektiva och mår sämre, både fysiskt och psykiskt.

Positiv_stress_vit

Tidiga signaler på negativ stress

Genom att vara uppmärksam på tidiga signaler på negativ stress kan åtgärder sättas in i tid, så ingen blir sjuk. I ett dagligt arbetsmiljöarbete kan sådana signaler fångas upp. Tidiga signaler kan vara:

  • Omfattande övertidsarbete under lång tid
  • Hög arbetsintensitet under långa perioder
  • Upplevelse av otillräcklighet
  • Nedstämdhet och bristande motivation
  • Värk
  • Sömnbesvär
  • Koncentrationssvårigheter
  • Svårt att planera och prioritera
  • Försämrat arbetsresultat
  • Sjukskrivningar och sjuknärvaro
  • Hög personalomsättning
  • Konflikter och irriterad stämning
  • Felaktigt utförda arbetsuppgifter
  • Tillbud och olycksfall

AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö är en bra vägledning i det förebyggande arbetet.

Förebygg arbetsrelaterad stress

Arbetsgivare kan förebygga arbetsrelaterad stress med organisatoriska åtgärder. Det kan vara att:

  • Balansera krav och resurser
  • Erbjuda stöd och handledning till både chefer och medarbetare
  • Utveckla hållbara arbetsrutiner
  • Ge utbildning och kompetensutveckling
  • Hjälpa till att prioritera arbetsuppgifter
  • Tydliggöra roller och ansvar
  • Utveckla kommunikationen inom organisationen
  • Skapa förutsättningar för ett närvarande ledarskap
  • Tydliggöra förväntningar på arbetsuppgifter

Diskussion

  • Vad gör vi för att upptäcka tidiga tecken på negativ stress?
  • Finns det några tidiga tecken på stress på vår arbetsplats?
  • Hur kan vi förebygga arbetsrelaterad stress?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 7

Vikten av att följa upp

Alla åtgärder inom det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp, både enskilda åtgärder och hela det systematiska arbetsmiljöarbetet.

SA_Illustration_10_ffffff

Uppföljning av åtgärder

Redan när åtgärderna beslutas ska man bestämma hur de ska genomföras, vem som ansvarar för åtgärderna, när det ska vara klart, när åtgärderna ska följas upp och till vem det ska rapporteras. Det är också viktigt att undersöka om åtgärden har skapat andra risker.

Exempel på frågor vid uppföljning

  • Har åtgärden genomförts som planerat?
  • Om den inte genomförts, varför?
  • Har åtgärden gett önskad effekt?
  • Om den inte gett önskad effekt, varför?
  • Behövs ny åtgärd?
  • Har åtgärden gett andra positiva effekter än de avsedda?
  • Har åtgärden skapat nya risker eller problem? (Om svaret är ja skrivs de nya riskerna in i en handlingsplan.)
  • Behöver ny tid för uppföljning planeras?

Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet

Alla arbetsgivare ska göra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för att se att det fungerar, att det följer föreskrifterna och att arbetsmiljöarbetets olika delar hänger ihop. Om det finns mer än tio anställda ska uppföljningen dokumenteras skriftligt.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på olika nivåer inom en kommun, ett landsting, en region eller ett Pactabolag – från arbetsplatsnivå till central nivå. Det innebär att även uppföljningen görs på olika nivåer.

Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet (fortsättning)

En årlig uppföljning kan genomföras på olika sätt men ska alltid täcka:

  • Genomgång av befintlig dokumentation
  • Insamling av synpunkter genom intervjuer eller medarbetarundersökningar
  • Skriftlig sammanställning och återkoppling av resultat

Ofta leder uppföljningen fram till nya åtgärder. De görs direkt eller förs in i en skriftlig, tidsatt handlingsplan.

Så fortsätter det systematiska arbetsmiljöarbetet – för en trygg och väl fungerande arbetsplats.

Diskussion

  • Vilka rutiner har vi för uppföljning av åtgärder?
  • Vilka rutiner har vi för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet?
  • Vad är bra och vad kan utvecklas i vår uppföljning?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Nu är vi klara!

Vi har gått igenom

  1. Varför åtgärder och uppföljning är viktigt för det systematiska arbetsmiljöarbetet
  2. Sambandet mellan arbetsmiljö, verksamhet och ekonomi
  3. Olika typer av åtgärder och värdet av att beakta flera perspektiv när åtgärder planeras
  4. Hur andra gör och hur vårt arbete med att förebygga ohälsa ser ut idag
  5. Varför vi bör fokusera på det friska och inte enbart åtgärda det sjuka
  6. Arbetsrelaterad stress och hur den kan förebyggas
  7. Hur man följer upp både enskilda åtgärder och hela det systematiska arbetsmiljöarbetet, samt hur våra egna rutiner för uppföljning ser ut

SA_Illustration_15

För dig som vill läsa mer

Här hittar du bland annat alla checklistor och stöddokument som förekommer i modulen. Under de olika rubrikerna har vi samlat användbart material som till exempel digitala verktyg, tester, praktisk information och forskningsresultat.

Uppföljning av åtgärder
Suntarbetsliv, checklista som stöd vid uppföljning av åtgärder.

Årlig uppföljning av SAM
Suntarbetsliv, checklista som stöd för uppföljning på arbetsplatsnivå.

Checklistor från Arbetsmiljöverket
Arbetsmiljöverkets alla checklistor samlade på ett ställe.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS)
Alla föreskrifter samlade för nedladdning.

AFS 2015:4
Arbetsmiljöverket, föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö
Arbetsmiljöverkets vägledning till AFS 2015:4

Webbutbildning om belastningsergonomi
Arbetsmiljöverket, interaktiv utbildning om de vanligaste belastningsskadorna, vad som orsakar dem och vad man kan göra för att förebygga dem. 

Ljudguide för förskolan
Prevent, stöd för att arbeta för en förbättrad ljudmiljö inom förskolan.

Digital arbetsmiljö. Rapport 2015:17
Arbetsmiljöverkets, kartläggning av digitala arbetsmiljöproblem i arbetslivet. 

Gemensamma tag för en bättre arbetsmiljö
Suntarbetsliv, artikel om hur fack och arbetsgivare i Norrbottens läns landsting satsar på att tackla IT-strul och digitala arbetsmiljöproblem. 

OSA-kompassen
Suntarbetsliv, med OSA-kompassen kan du som är chef eller skyddsombud sätta dig in Arbetsmiljöverkets föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA).

Kvinnors och mäns arbetsvillkor. Kunskapssammanställning 2016:2
Arbetsmiljöverket, rapport om betydelsen av organisatoriska faktorer och psykosocial arbetsmiljö för arbets- och hälsorelaterade utfall.

Utmaningen – en film om den sjuka jobbstressen
Arbetsmiljöverket, film (8 min)

Systematiskt arbetsmiljöarbete mot stress
Arbetsmiljöverket, broschyr med syfte att hjälpa och vägleda i arbetsmiljöarbetet för att motverka stress.

Webbutbildning om stress
Arbetsmiljöverket, interaktiv utbildning om vad stress är och hur det kan förebyggas.

Riktlinjer för psykisk ohälsa på arbetsplatsen
Karolinska institutet och Sveriges företagshälsor, sammanställning från Företagshälsans riktlinjegrupp 2/2015

Rekommendation om insatser för att förebygga och åtgärda psykisk ohälsa
Karolinska institutet och Sveriges företagshälsor, information till arbetsgivare.

Psykisk ohälsa, arbetsliv och sjukfrånvaro
Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd (FORTE), kunskapsöversikt av forskare Eva Vingård.

Jämställdhet i arbetsmiljön
Arbetsmiljöverket, information och tips på hur man kan inkludera genusperspektivet i arbetsmiljöarbetet.

Webbutbildning Hälso- och sjukvård
Arbetsmiljöverket, interaktiv utbildning om frisk- och riskfaktorer inom hälso- och sjukvårdssektorn.

Webbutbildning om arbetsanpassning och rehabilitering
Arbetsmiljöverket, en introduktionsutbildning i förebyggande arbete, arbetsanpassning och rehabilitering. 

Arbetsanpassning och rehabilitering
Arbetsmiljöverket, information och stöd om hur arbetsgivaren kan förebygga skador eller arbetssjukdomar.

Arbetsgivarens roll och ansvar
Försäkringskassan, information om vad som gäller vid sjukfrånvaro och rehabilitering.

Tidig arbetslivsinriktad rehabilitering inom kommuner och landsting
Centrum för arbets- och miljömedicin (SLL), rapport om företagshälsovårdens metoder och arbetssätt.

SAM – Självskattning
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Kunskapstest i systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöverkets kunskapstest tar ca 30 minuter att genomföra och du kan även välja att bara träna på delar av testet.

Mölndals socialtjänst har fått tid för återhämtning
Suntarbetsliv, artikel kopplat till podden i modul 4. Mölndals socialtjänst berättar hur man åtgärdat en ohälsosam arbetsbelastning och skapat tid för återhämtning.

Arbetsmiljöverkets hemsida

Broschyrer om arbetsmiljöfrågor
Arbetsmiljöverket, lättlästa broschyrer inom en rad arbetsmiljöområden. Ladda ner kostnadsfritt.

Vägar vidare