En arbetsgivare är skyldig att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall, det står i arbetsmiljölagen. Utöver att följa lagen så finns många andra motiv till att jobba med förebyggande åtgärder så som ekonomiska argument, etiska skäl, trivsel, motivation, ökad kvalitet och att skapa attraktiva arbetsplatser.
Efter att en risk har åtgärdats behöver den följas upp för att kontrollera att den har minskat eller är borta och att det inte uppkommit nya risker i dess ställe.
I nästa del tittar vi på fördelarna med att åtgärda, det vill säga att investera i arbetsmiljön.
Investera i arbetsmiljön
Forskning visar att det finns ett samband mellan god arbetsmiljö, verksamhet och ekonomi.
De långsiktiga effekterna av en god arbetsmiljö är bland annat:
- Bättre prestationer
- Ökad kvalitet
- Minskad personalomsättning
- Lägre sjukfrånvaro
- En attraktiv arbetsplats
Instruktion
- Dela in er i mindre grupper.
- Diskutera gruppvis och formulera tillsammans fem argument för varför det är viktigt för er med en bra arbetsmiljö.
- Från ett ekonomiskt perspektiv?
- Från andra perspektiv? Vilka?
- Redovisa och sammanfatta i storgrupp.
Bra att ha till övningen
Förebygg med åtgärder
Ett fungerande samspel mellan människa, teknik och organisation ger hälsa, resultat och utveckling i verksamheten. Om det inte fungerar kan olyckor och ohälsa uppstå. Därför behöver alla tre perspektiv vara med när åtgärder planeras. I de olika perspektiven ingår även mångfald och jämställdhet, vilket regleras i diskrimineringslagen.
Arbetsgivaren är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall genom att ta initiativ till åtgärder. Det kan handla om organisatoriska åtgärder, tekniska och fysiska åtgärder eller åtgärder på individnivå.
Organisatoriska åtgärder kan till exempel vara att:
- Tydliggöra roller och ansvar
- Planera och genomföra relevant kompetensutveckling
- Utveckla befintliga rutiner, till exempel vid tillbud, skador och konflikter
- Upprätta nya arbetsrutiner och instruktioner
- Utveckla kommunikationen med andra yrkesroller/funktioner i verksamheten
- Upprätta tydliga säkerhetsrutiner vid risk för hot och våld
- Hantera konflikter
Tänk på möjligheten att ta hjälp av företagshälsovården eller annan extern expert.
Tekniska och fysiska åtgärder kan till exempel vara att:
- Montera fasta skyddsanordningar
- Anpassa bord, stolar och hjälpmedel till medarbetarna
- Göra förbättringar i IT-stöd/-system
- Välja alternativa transportsätt
- Välja mindre skadliga/farliga kemikalier
- Göra förbättringar vad gäller ljud, ljus, strålning, vibrationer och klimat
- Genomföra förebyggande underhåll kontinuerligt
Åtgärder på individnivå kan till exempel vara att:
- Använda skyddsutrustning
- Använda hjälpmedel, till exempel för tunga lyft
- Rapportera fel och upptäcka risker
- Rapportera incidenter, tillbud och skador
- Följa riktlinjer och instruktioner
- Delta i kompetensutveckling
- Kön
- Könsidentitet eller könsuttryck
- Etnisk tillhörighet
- Religion eller annan trosuppfattning
- Fysisk, psykisk funktionsvariation eller intellektuell funktionsförmåga
- Sexuell läggning
- Ålder
- Arbetsförhållanden
- Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor
- Rekrytering och befordran
- Utbildning och övrig kompetensutveckling
- Möjligheter att förena förvärvsarbete och föräldraskap
Arbetet med aktiva åtgärder sker i en ständigt pågående process genom att löpande undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp – precis som allt annat i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Diskrimineringslagen betonar det viktiga med samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare för att nå en jämställd arbetsplats.
Mångfald
Handlar om att skapa likvärdiga möjligheter med hänsyn till kön, ålder, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, funktionsvariation, könsidentitet och könsuttryck, familjeförhållanden och andra olikheter som kan finnas på arbetsplatsen.
Jämställdhet
Handlar om att kvinnor och män ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter.
- Tar vi hänsyn till olika perspektiv när åtgärder planeras i arbetsmiljöarbetet? Till exempel människa, teknik, organisation, mångfald och jämställdhet?
- Vad kan konsekvensen bli om vi inte tar hänsyn till olika perspektiv?
- Ta en kort paus.
- Lyssna på podden.
- Är tipsen från Mölndals socialtjänst även användbara på er arbetsplats?
Ta del av podden i textformat
Stäng
Speaker:
Välkomna till Suntarbetslivs podcast. En organisationsförändring kan vara lösningen på en situation där ohälsosam arbetsbelastning bidrar till ökande sjukfrånvaro och personaltapp. På socialtjänstens Enhet för utredning barn och unga i Mölndal har en omstrukturering gett personalen både utrymme för återhämtning och kortare vägar till cheferna. Välkommen hit Irene Jansson, verksamhetschef! Jag säger också välkommen till Katarina Liljestrand och Berit Andrén, ni är enhetschefer båda två. Innan omorganisationen var läget ansträngt på er enhet på socialtjänsten i Mölndal. Berätta hur det såg ut, Irene.
Välkomna till Suntarbetslivs podcast. En organisationsförändring kan vara lösningen på en situation där ohälsosam arbetsbelastning bidrar till ökande sjukfrånvaro och personaltapp. På socialtjänstens Enhet för utredning barn och unga i Mölndal har en omstrukturering gett personalen både utrymme för återhämtning och kortare vägar till cheferna. Välkommen hit Irene Jansson, verksamhetschef! Jag säger också välkommen till Katarina Liljestrand och Berit Andrén, ni är enhetschefer båda två. Innan omorganisationen var läget ansträngt på er enhet på socialtjänsten i Mölndal. Berätta hur det såg ut, Irene.
Irene:
Arbetsmiljön för socialsekreterarna var helt ohållbar. Under de senaste åren så hade anmälningar på barn som far illa ökat och dubblerats. Utredningstiderna kunde inte hållas. Vi kunde inte dokumentera och rättssäkerheten var bristfällig. Arbetsmiljön gjorde också att socialsekreterarna fick stressymptom. Man hade magont, man hade huvudvärk, man sov dåligt på nätterna. Man ville ha mer chefsstöd men cheferna räckte inte till.
Speaker:
Katarina, kan du beskriva de förändringar som gjordes?
Katarina:
Det viktigaste vi gjorde var att vi anställde mer personal och fler chefer. Vi jobbade också tillsammans med vår företagshälsovård för att motverka stress och hot och våld. Vi kopplade på en följeforskare som hjälper oss att se att vi är på rätt väg – följer upp vårt arbete helt enkelt. Vi valde också att organisera om arbetet och det har varit en viktig framgångsfaktor. Vi har fått till återhämtning i arbetet. Det bygger på att vi har team som jobbar i tvåveckorsintervall intensivt tillsammans med mottagningsgruppen. Sen har man fyra veckor återhämtning.
Speaker:
Berit, på vilka sätt ser du att läget har förbättrats tack vare förändringarna?
Berit:
Vi ser i dag att alla ärenden får en handläggare direkt. Våra familjer blir inte lidande, de hamnar inte mellan stolarna. Det finns en samverkanstruktur som gör att allting fungerar från dag ett. Det blir inga glapp. Och jag ser också att våra medarbetare har en glädje och en tillförsikt i sitt jobb. De känner en ro på ett helt annat sätt i dag.
Speaker:
Vad säger du, Katarina?
Katarina:
Arbetsmiljön har blivit bättre och det kan vi se på att sjuktalen har minskat. Vi har blivit av med korttidsfrånvaro. Vi har också fått bukt med övertid som vi hade alldeles för mycket tidigare. Och jag ser en personalgrupp som, istället för att vara trött och ledsen, har en större tillfredsställelse med jobbat och mår bra.
Berit:
Och då skulle jag vilja lägga till också då att vi ser ju de här återhämtningsperioderna som guld värt för den personalen som inte har några ärenden på fyra veckor. Men det finns också en väldig tydlighet för de andra som har sina två mottagningsveckor och får nya ärenden. Det finns en tydlighet och struktur, alla vet vad som gäller, och det tror jag också är en stor framgångsfaktor för oss.
Speaker:
Vi har också med oss Helen Eriksson, skyddsombud på socialtjänsten i Mölndal. Hur involverades medarbetarna på enheten i förändringsarbetet?
Helen:
Ja, medarbetarna var väl med hela vägen egentligen, under hela processen. För det startade ju också någonstans med att man lyfte det fackligt och att vi tog upp med arbetsgivaren att den var en ohållbar situation. Sen när ledningen jobbade på de här förslagen så var de tillbaka i flera omgångar på medarbetarnivå, både på arbetsplatsträffar och i andra forum. Facket skickade också en skrivelse till politiken och påtalade att det behövdes fler tjänster i arbetsgruppen.
Irene:
När det gäller samverkan så handlar det ju om att medarbetare och arbetsgivare har en dialog hela tiden. Och när det handlar om den här processen så har ju även politiken varit involverad ifrån första början. Det som är viktigt att tänka på när man gör en förändring är att man har den här samverkan. Utan det så går det inte.
Speaker:
Väldigt bra tips, Irene! Har du fler goda råd till organisation med liknande utmaningar?
Irene:
Att kartlägga, att ha koll på läget i den verksamhet som behöver förändras. Att man vågar förändra och gärna testa under tiden som man förändrar en verksamhet. Det är inte fel att misslyckas, man får bara göra om igen. Och att vila i det att förändring tar tid.
Speaker:
Tack snälla ni för att ni kom hit i dag och delade med er av den här inspirerande berättelsen och era goda råd. Tack!
- Hur jobbar vi med åtgärder för att förebygga ohälsa på vår arbetsplats?
- Kan vi ge några konkreta exempel?
- Ledarskap
- Stöd till ledare
- Kommunikation
- Kompetensutveckling
- Feedback
- Rättvis organisation
- Kunskap om sjukskrivningar
- Tidiga insatser
- Känner vi igen oss? Är det samma friskfaktorer som gör att vi mår bra på arbetsplatsen?
- Vad gör vi för att stärka friskfaktorerna i vår verksamhet?
Sund och osund stress
Sund stress
Ett visst mått av stress är en del av livet för de flesta, och i lagom mängd något positivt, eftersom den får oss att fokusera och prestera. Stress i sig är inte farligt om det finns möjlighet till tillräcklig återhämtning.
Osund stress
Stress som däremot pågår länge utan möjlighet till återhämtning och ofta i kombination med att vi inte har kontroll över situationen är negativt. Det leder förr eller senare till att vi mår dåligt eller blir sjuka.
Genom att vara uppmärksam på tidiga signaler på osund stress kan åtgärder sättas in i tid, så ingen blir sjuk. I ett dagligt arbetsmiljöarbete kan sådana signaler fångas upp. Tidiga signaler kan vara:
- Kroppsliga
- Emotionella
- Beteendemässiga
- Kognitiva
AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö är en bra vägledning i det förebyggande arbetet.
Kroppsliga signaler
- Hjärtklappning
- Orolig mage
- Yrsel
- Värk i till exempel huvud, axlar och nacke
- Svårt att slappna av
- Svårt att somna
- Vaknar på nätterna
Emotionella signaler
- Mer irriterad, arg, nedstämd eller ledsen än normalt
- Oro eller ångest
- Bristande motivation
- Cynisk
- Tappar sinne för humor
- Svårare för närhet
Beteendemässiga signaler
- Drar sig undan
- Ändrade lunchvanor
- Nedsatt förmåga att hantera krav och tidspress
- Tar inte initiativ som vanligt
- Har svårt att prioritera
- Blir irriterad när någon ber om hjälp
Kognitiva signaler
- Minnesstörningar
- Svåra koncentrationsproblem
- Oförmåga att tänka klart
- Svårt att hitta ord
- Svårt att fatta beslut
- Låg stresstolerans
- Överkänslighet för ljud, ljus och lukter
- Tunnelseende
- Balansera krav och resurser
- Erbjuda stöd och handledning till både chefer och medarbetare
- Utveckla hållbara arbetsrutiner
- Ge utbildning och kompetensutveckling
- Hjälpa till att prioritera arbetsuppgifter
- Tydliggöra roller och ansvar
- Utveckla kommunikationen inom organisationen
- Skapa förutsättningar för ett närvarande ledarskap
- Tydliggöra förväntningar på arbetsuppgifter
- Vad gör vi för att upptäcka tidiga signaler på osund stress?
- Finns det några tidiga tecken på osund stress på vår arbetsplats?
- Hur kan vi förebygga arbetsrelaterad osund stress?
Vikten av att följa upp
Alla åtgärder inom det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp, både enskilda åtgärder och hela det systematiska arbetsmiljöarbetet.
- Har åtgärden genomförts som planerat?
- Om den inte genomförts, varför?
- Har åtgärden gett önskad effekt?
- Om den inte gett önskad effekt, varför?
- Behövs ny åtgärd?
- Har åtgärden gett andra positiva effekter än de avsedda?
- Har åtgärden skapat nya risker eller problem? (Om svaret är ja skrivs de nya riskerna in i en handlingsplan.)
- Behöver ny tid för uppföljning planeras?
Alla arbetsgivare ska göra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för att se att det fungerar, att det följer föreskrifterna och att arbetsmiljöarbetets olika delar hänger ihop. Om det finns mer än tio anställda ska uppföljningen dokumenteras skriftligt.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på olika nivåer inom en kommun, en region eller ett kommunalt företag – från arbetsplatsnivå till central nivå. Det innebär att även uppföljningen görs på olika nivåer.
En årlig uppföljning kan genomföras på olika sätt men ska alltid täcka:
- Genomgång av befintlig dokumentation
- Insamling av synpunkter genom intervjuer eller medarbetarundersökningar
- Skriftlig sammanställning och återkoppling av resultat
Ofta leder uppföljningen fram till nya åtgärder. De görs direkt eller förs in i en skriftlig, tidsatt handlingsplan.
Så fortsätter det systematiska arbetsmiljöarbetet – för en trygg och väl fungerande arbetsplats.
- Vilka rutiner har vi för uppföljning av åtgärder?
- Vilka rutiner har vi för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet?
- Vad är bra och vad kan utvecklas i vår uppföljning?
Vi har gått igenom
- Varför åtgärder och uppföljning är viktigt för det systematiska arbetsmiljöarbetet
- Sambandet mellan arbetsmiljö, verksamhet och ekonomi
- Olika typer av åtgärder och värdet av att beakta flera perspektiv när åtgärder planeras
- Hur andra gör och hur vårt arbete med att förebygga ohälsa ser ut idag
- Varför vi bör fokusera på det friska och inte enbart åtgärda det sjuka
- Arbetsrelaterad stress och hur den kan förebyggas
- Hur man följer upp både enskilda åtgärder och hela det systematiska arbetsmiljöarbetet, samt hur våra egna rutiner för uppföljning ser ut
Checklistor och stöddokument
Uppföljning av åtgärder
Suntarbetsliv, checklista som stöd vid uppföljning av åtgärder.
Suntarbetsliv, checklista som stöd vid uppföljning av åtgärder.
Årlig uppföljning av SAM
Suntarbetsliv, checklista som stöd för uppföljning på arbetsplatsnivå.
Checklistor från Arbetsmiljöverket
Arbetsmiljöverkets alla checklistor samlade på ett ställe.
Checklista aktiva åtgärder
Diskrimineringsombudsmannen, checklista för arbetsgivare – aktiva åtgärder i fyra steg
Lagar och föreskrifter
Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS)
Alla föreskrifter samlade för nedladdning.
Alla föreskrifter samlade för nedladdning.
AFS 2015:4
Arbetsmiljöverket, föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö
Arbetsmiljöverkets vägledning till AFS 2015:4
Fysisk arbetsmiljö
EU-kampanj 2020-2022 – friska arbetsplatser belastar rätt.
Ta bland annat del av Arbetmiljöverkets checklistor och se webbinarium.
Ta bland annat del av Arbetmiljöverkets checklistor och se webbinarium.
Ljudguide för förskolan
Prevent, stöd för att arbeta för en förbättrad ljudmiljö inom förskolan.
Digital arbetsmiljö
Digi-ronden
Suntarbetsliv, stöd för bättre digital arbetsmiljö.
Suntarbetsliv, stöd för bättre digital arbetsmiljö.
Digital arbetsmiljö. Rapport 2015:17
Arbetsmiljöverkets, kartläggning av digitala arbetsmiljöproblem i arbetslivet.
Gemensamma tag för en bättre arbetsmiljö
Suntarbetsliv, artikel om hur fack och arbetsgivare i Norrbottens läns landsting satsar på att tackla IT-strul och digitala arbetsmiljöproblem.
Organisatorisk och social arbetsmiljö
Stäng
Chefoskopet
Suntarbetsliv, utveckla chefers organisatoriska förutsättningar.
Suntarbetsliv, utveckla chefers organisatoriska förutsättningar.
Hjärnvänlig arbetsmiljö
Prevent, stöd för att skapa en hjärnvänlig arbetsmiljö på arbetsplatsen.
OSA-utbildningen
Suntarbetsliv, utbildning för chefer och skyddsombud hur man kan arbeta förbyggande och främjande med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
OSA-kollen
Suntarbetsliv, stöd för hur man tillsammans kan arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen.
OSA-kompassen
Suntarbetsliv, med OSA-kompassen kan du som är chef eller skyddsombud sätta dig in Arbetsmiljöverkets föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA).
Kvinnors och mäns arbetsvillkor. Kunskapssammanställning 2016:2
Arbetsmiljöverket, rapport om betydelsen av organisatoriska faktorer och psykosocial arbetsmiljö för arbets- och hälsorelaterade utfall.
Stress och psykisk ohälsa
Stäng
Forskning på 5 – samvetsstress
Suntarbetsliv, stöd för att prata om samvetsstress på arbetsplatsen.
Suntarbetsliv, stöd för att prata om samvetsstress på arbetsplatsen.
Hjärnvänlig arbetsmiljö
Prevent, stöd för att skapa en hjärnvänlig arbetsmiljö på arbetsplatsen.
Stressdialogen
Suntarbetsliv, stöd för att förebygga osund stress på arbetsplatsen.
Utmaningen – en film om den sjuka jobbstressen
Arbetsmiljöverket, film (8 min)
Systematiskt arbetsmiljöarbete mot stress
Arbetsmiljöverket, broschyr med syfte att hjälpa och vägleda i arbetsmiljöarbetet för att motverka stress.
Riktlinjer för psykisk ohälsa på arbetsplatsen
Karolinska institutet och Sveriges företagshälsor, sammanställning från Företagshälsans riktlinjegrupp 2/2015
Rekommendation om insatser för att förebygga och åtgärda psykisk ohälsa
Karolinska institutet och Sveriges företagshälsor, information till arbetsgivare.
Psykisk ohälsa, arbetsliv och sjukfrånvaro
Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd (FORTE), kunskapsöversikt av forskare Eva Vingård.
Diskriminering
Jämställdhet i arbetsmiljön
Arbetsmiljöverket, information och tips på hur man kan inkludera genusperspektivet i arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöverket, information och tips på hur man kan inkludera genusperspektivet i arbetsmiljöarbetet.
Checklista aktiva åtgärder
Diskrimineringsombudsmannen, checklista för arbetsgivare – aktiva åtgärder i fyra steg
Guide till aktiva åtgärder mot diskriminering
Diskrimineringsombudsmannen om arbetsgivarens ansvar och hur arbetet med att motverka diskriminering kan läggas upp i din organisation.
Förebygg sexuella trakasserier
Prevent, checklista och medarbetarenkät.
Arbetsanpassning och rehabilitering
Arbetsanpassning och rehabilitering
Arbetsmiljöverket, information och stöd om hur arbetsgivaren kan förebygga skador eller arbetssjukdomar.
Arbetsmiljöverket, information och stöd om hur arbetsgivaren kan förebygga skador eller arbetssjukdomar.
Arbetsgivarens roll och ansvar
Försäkringskassan, information om vad som gäller vid sjukfrånvaro och rehabilitering.
Tidig arbetslivsinriktad rehabilitering inom kommuner och landsting
Centrum för arbets- och miljömedicin (SLL), rapport om företagshälsovårdens metoder och arbetssätt.
Tester och verktyg
SAM – Självskattning
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Kunskapstest i systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöverkets kunskapstest tar ca 30 minuter att genomföra och du kan även välja att bara träna på delar av testet.
Övrigt
Mölndals socialtjänst har fått tid för återhämtning
Suntarbetsliv, artikel kopplat till podden i modul 4. Mölndals socialtjänst berättar hur man åtgärdat en ohälsosam arbetsbelastning och skapat tid för återhämtning.
Suntarbetsliv, artikel kopplat till podden i modul 4. Mölndals socialtjänst berättar hur man åtgärdat en ohälsosam arbetsbelastning och skapat tid för återhämtning.
Broschyrer om arbetsmiljöfrågor
Arbetsmiljöverket, lättlästa broschyrer inom en rad arbetsmiljöområden. Ladda ner kostnadsfritt.