Tillsammans gör vi jobbet bättre

Del 1

Jobba i samverkan

Samverkan för alla

För att skapa en bra arbetsmiljö behöver arbetsgivare och arbetstagare arbeta tillsammans, både för att upptäcka risker och hitta sätt att hantera dem.

Arbetsgivaren har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön och alla som berörs av den har ett ansvar att vara med och bidra till att den ska bli bättre.

Arbetsplatsträffar är en viktig del i samverkansystemet och ett tillfälle för dialog mellan medarbetare och chef.

Samverkan_A_vit

Förutsättningar för samverkan

  • En god dialog som bygger på respekt och vilja att lyssna på olika perspektiv.
  • Fungerande kommunikation inom och mellan olika roller och nivåer.
  • En vilja att fatta beslut i samverkan.
  • Tydliga mål för verksamheten.
  • En organisation med tydlig fördelning av arbetsuppgifter, roller och befogenheter.
  • Ledarskap med helhetssyn på verksamhet, medarbetare, organisation och resurser.
  • Ett system för samverkan anpassat till organisation och beslutsnivåer.

Diskussion

Hur ser våra förutsättningar för samverkan ut?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 2

System för samverkan i arbetsmiljöfrågor

Det gemensamma målet är väl fungerande verksamheter som främjar ett långsiktigt hållbart arbetsliv. För att uppnå det behöver verksamhetsfrågor, hälsa och arbetsmiljö hanteras på alla nivåer i organisationen i ett system för partssamverkan, så att alla perspektiv kommer med.

SA_Illustration_12

System för samverkan i arbetsmiljöfrågor

Utgångspunkten är att så många frågor som möjligt ska lösas direkt av dem som berörs. Medarbetarens inflytande är basen i systemet för samverkan i arbetsmiljöfrågor och dialogen mellan chef och medarbetare central. Bra för dialog mellan chef och medarbetare är medarbetarsamtalet och arbetsplatsträffen (APT).

Frågor som gäller flera enheter eller verksamheter lyfts till skyddskommitté/samverkansgrupp. Dessa är anslutna till organisationens beslutsnivåer. I skyddskommitté/samverkansgrupp är det skyddsombud och andra fackliga företrädare som för dialog med arbetsgivare/chef. Där behandlas frågor som rör verksamhetsutveckling, hälsa och arbetsmiljö.

Medarbetarsamtal
Dialog mellan medarbetare och chef som handlar om verksamheten och förhållanden på arbetsplatsen. Det är också ett verktyg för chefen att stämma av arbetet med varje medarbetare.

Medarbetarsamtalet rör

  • Verksamhetens mål och utveckling
  • Medarbetarens arbetssituation
  • Kompetens och utvecklingsbehov
  • Olika aspekter på hälsa och arbetsmiljö

Arbetsplatsträff (APT)
Forum för dialog medarbetare och chef för att arbeta gemensamt med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området.

Syftet med APT är att öka medarbetarnas inflytande, delaktighet och ansvarstagande för utvecklingen på den egna arbetsplatsen. Därför är det viktigt att medarbetarna kommer med förslag på vad som kan tas upp och har möjlighet att förbereda sig inför mötet.

Frågor som kan tas upp på APT

  • Verksamhetsfrågor, till exempel mål och uppföljning
  • Arbetsmiljö och hälsa
  • Jämställdhet och mångfald
  • Utveckling, planering och förändring
  • Ekonomi och budget
  • Facklig information vid behov

Skyddskommitté
Forum för dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare. Kommitténs uppgifter är att delta i planeringen av hälso- och arbetsmiljöarbetet och noga följa utvecklingen av skyddet mot ohälsa och olycksfall. Den ska verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Skyddskommitté ska finnas på arbetsplatser med minst 50 anställda. I organisationer med lokalt samverkansavtal fungerar samverkansgruppen som skyddskommitté. I större kommuner, landsting och regioner finns det ofta flera skyddskommittéer på olika nivåer.

Frågor som hanteras i skyddskommittén

  • Företagshälsovård
  • Handlingsplaner utifrån SAM
  • Planering av nya eller förändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder eller arbetsorganisation
  • Planering av användning av ämnen som kan orsaka ohälsa eller olycksfall
  • Planera arbetsmiljöutbildning
  • Rutiner för arbetsanpassning och rehab

Samverkansgrupp
Forum för dialog mellan arbetsgivaren, skyddsombud och andra fackliga företrädare, där parterna tar ett sammanhållet ansvar för frågor om verksamhetens utveckling, kvalitet, hälsa och arbetsmiljö. Samverkansgrupper finns där samverkansavtal har slutits. Samverkansgruppen är tillika skyddskommitté och kan finnas på flera beslutsnivåer i organisationen.

Hanterar alla skyddskommitténs uppgifter och dessutom

  • Planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden
  • Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM)
  • Personal, ekonomi och organisationsfrågor
  • Verksamhetens drift och utveckling
  • Verksamhetens mål och resultat

Samverkan i hela organisationen
Samverkan följer verksamheten och löper över hela året. Samverkan ska vara kopplad till alla beslutsnivåer i organisationen eftersom alla forum är beroende av varandra för att systemet ska fungera.

Exempel på nivåer för samverkan

  • Arbetsplatsnivå
  • Förvaltningsnivå
  • Central nivå

Diskussion

  • Hur är vår samverkan organiserad?
  • I vilket forum är jag som chef/skyddsombud delaktig i samverkan?
  • Är det något vi behöver utveckla eller förändra?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 3

En arbetsmiljöfrågas väg i systemet

Ta reda på hur en arbetsmiljöfråga kan röra sig genom systemet för samverkan.

Ta del av filmen i textformat.

SA_grafik-7 och 9_FFFFFF

Del 4

Samverkan i avtal och lagar

Samverkan i arbetsmiljöfrågor kan se olika ut i olika organisationer och regleras i avtal och lagar.

Avtal

Formerna för samverkan i arbetsmiljöfrågor kan regleras i avtal, så kallade samverkansavtal. Många kommuner, landsting, regioner och Pacta-bolag tecknar samverkansavtal utifrån FAS 05. Andra gör det inte.

FAS 05 är ett centralt samverkansavtal utan lokal verkan. Det betyder att lokala parter kan arbeta fram sina lokala avtal utifrån sina speciella utmaningar och förutsättningar.

Lagar

Om det inte finns ett lokalt samverkansavtal regleras formerna för samverkan i Arbetsmiljölagen, AML, och Medbestämmandelagen, MBL.

En av grundtankarna i AML är att arbetsgivare och arbetstagare samverkar för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Tyngdpunkten ligger i det lokala samarbetet, närmast de som berörs.

Tre lagar som berör samverkan

  • Arbetsmiljölagen (AML)
    Ger både skyddsombud och medarbetare rätt till direkt inflytande i samverkan kring arbetsmiljöfrågor, men också en skyldighet att medverka och följa regelverket.
  • Förtroendemannalagen (FML)
    Reglerar förtroendevaldas rätt att samverka i rollen som förtroendeman.
  • Medbestämmandelagen (MBL)
    Definierar de fackliga organisationernas rätt till inflytande.

Kartlagga_B_bla

Diskussion

  • Hur ser det ut hos oss?
  • Fungerar det som det är tänkt att fungera?
  • Finns det ett lokalt samverkansavtal? Vad innebär i så fall det?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 5

Så gör andra

Representanter från Helsingborgs stad berättar hur man lyckats med sitt arbete inom samverkan och arbetsmiljöfrågor.

  1. Ta en kort paus.
  2. Lyssna på podden.
  3. Känner ni igen er?

Speaker:
Välkomna till Suntarbetslivs podd. I dag ska vi prata om samverkan. Och med oss har vi två riktiga eldsjälar som jobbar med arbetsmiljöfrågor inom Helsingborgs stad. Ni kan väl presentera er själva.

Agneta:
Jag heter Agneta Kallstenius och jobbar som arbetsmiljöcontroller i Helsingborgs stad.

Martin:
Jag heter Martin Sjösten och här huvudskyddsombud i Helsingborgs stad för Kommunal. Mitt uppdrag är egentligen att samordna skyddsombuden ute och att hjälpa dem med kunskap och stöd. Det innefattar ju då också att samverka med arbetsgivarna och att bygga system centralt. Och om man samverkar där fullt ut så blir det massor av system man är inne och skruvar i.

Speaker:
I dag ska vi ju prata just om samverkan. Vad är samverkan för er?

Martin:
För mig är det ett sätt och ett verktyg att lösa problem som gör att vi får inflytande, rejält inflytande.

Speaker:
Vad säger du Agneta?

Agneta:
Jag håller med Martin. Det jag också ser det är att för mig är samverkan att få en perspektivändring på olika dilemman som man har på en arbetsplats. Att flera personer kan beskriva olika problem men också olika lösningar, och att man får vara med att göra sin röst hörd på det sättet i olika kreativa möten. Det är för mig samverkan.

Speaker:
Vad innebär samverkan Helsingborg?

Agneta:
Samverkan Helsingborg är ett sätt att göra sin röst hörd helt enkelt, både som chef och som medarbetare.

Speaker:
Men vad är det då som gör att det fungerar? Det har funkat väldigt bra hos er i Helsingborg.

Martin:
Jag tror att man måste börja med resan på något vis. När vi startade, när jag var med och skrev samverkansavtalet, det var en väldigt klok kollega till mig som skickade med mig det här, då sa hon ”Det här är arbetsmiljö i grunden”. Och det hade hon så rätt i för hon hade förstått att vi var en förhandlingskultur innan. Och för att förflytta sig till en dialogmodell, som samverkan i Helsingborg är, så behöver man kunskap i arbetsmiljön. Och hela den förflyttningen, det kräver sitt på något vis. För det gäller att vara trygg och ha kunskap och att våga, och öppenhet och att inse att det här kommer inte att funka direkt. Vi kommer att gå på pumpen, alltså, det bara är så.

Speaker:
Vad upplever du att ni har haft för utmaningar där då?

Martin:
Oh, var ska vi börja? Först tyckte jag ju, alltså, en av de sakerna som vi förde in i ett implementeringsavtal det var ju att arbetsmiljökunskapen måste öka. Hur ska vi förflytta oss? Då insåg de ju att vi behöver en arbetsmiljöcontroller och utifrån det så började det ta fart. I staden, över huvud taget kunskap, det fanns ju ingen som hade en kunskap i närheten av Agnetas. Ingen fångade frågorna. Det fanns inte. Det var en förhandlingskultur rakt av.

Speaker: 
Hur upplevde du när du kom in där då och började som arbetsmiljöcontroller i Helsingborg?

Agneta:
Det var ju mycket, som Martin säger, det handlade om arbetsmiljöfrågor. Att få in dem i ett sammanhang där man förstod dem och kunde göra lite mer. Så vi samlade det på en HR-portal, och då var det ju också att komma överens om att det materialet vi skrev där var i samverkan helt enkelt. Så det var ju inte bara för oss som arbetsgivare att sätta oss ner och skriva för oss själva i kammaren, utan det blev ju att vi skulle gå enligt den intentionen att alla frågor och alla svar som skulle tas i samverkan med de fackliga. Och det har ju varit att vi har fått utbilda oss tillsammans, vi har fått genomföra utbildningar också tillsammans i partsammansatta utbildningar. Egentligen handlar det om att förhålla sig till samverkansavtalet.

Martin:
Först och främst så måste man vilja, utan viljan så kommer man ingenstans.

Agneta:
Och vilja kräver ju också att man förstår vart är det vi ska någonstans? Målsättningen med det.

Martin:
Så att det blir en tydlig väg att vandra på något vis.

Agneta:
Ja. Tydliga mål med det här. Och det tydliga har vi ju haft på pränt men sedan var det ju frågan hur når vi dit? Så vi har ju haft beredningsgrupper och vi har haft arbetsgrupper som har jobbat med samverkansavtalet. Vi har haft chefer på olika nivåer från förvaltningschef och nedåt tillsammans med olika fackliga.

Martin:
För innan man har gett människor förutsättningar så kan man inte begära att någon ska bara förstå hur samverkan i Helsingborg … Om jag kommer in som ny chef ”Jaha, nu ska det bara funka”, nej, du måste få förutsättningarna att förstå tänket. Du föds inte med detta i modersmjölken. När vi har riggat systemen centralt så får vi lyfta ner och jobba praktiskt på förvaltningen. Det är en enklare väg att gå för annars blir det så stora steg så man ser inte det.

Speaker:
Hur gör man då för att skapa den här öppenheten och dialogen?

Agneta:
Vi har gjort så, vi tog beslut för två år sedan, att vi skulle vara överens med alla fackliga att det material som vi använder ska vara gemensamt. Så ett gemensamt material med både en film och checklistor och protokoll och kallelser och så, så att man kände igen sig oavsett var man var.

Speaker:
Vad finns det då för risker om inte de här förutsättningarna finns ser ni?

Agneta:
En förutsättning är till exempel att chefer, som du var inne på Martin, att de har sina befogenheter och resurser för att göra det här. Och har de inte det så skapar vi otroliga frustrationer hos människor. Och det måste vi ta ansvar för. Det betyder också att förutom att chefen har tydliga mål med sin verksamhet så måste de också ha, vilka förväntningar har de på sig. Samma förväntningar som en chef har, finns ju också på våra medarbetare. Och vi har fyra ledord som vi jobbar med och det är att lyckas, att vilja lyckas, att vilja samspela med varandra, att skapa värde och att leda sig själv. Så tydliga mål, tydliga roller, tydliga rutiner – det är en förutsättning för att lyckas.

Martin:
”What’s in it for me?” brukar vi säga. Om inte organisationen är beredd att satsa så kommer ju jag inte att lägga mitt krut där. Det blir ju … Alltså, all effekt av att vilja någonstans, oavsett om det är en hemtjänstgrupp eller det är en arkitekt på stadsbyggnadsförvaltningen, bägge vill ju någonstans. Man vill ju vara duktig och driven i sitt arbete och göra det så bra som möjligt. Det tror jag är rotat i människan på något vis. Att det finns en yrkesstolthet som undersköterska eller som vårdare eller som … Den yrkesstoltheten måste man ta vara på, för den bygger det här drivet så att vi utvecklas vidare.

Speaker:
Kan ni kort beskriva vilka effekter ni ser av att arbeta i samverkan?

Martin:
Jag tror att både jag och mina kollegor känner att vi når mycket längre nu för tiden. Att vi faktiskt kan ha en dialog istället för att vi satt i skyttevärnen.

Agneta:
Jag kan tänka att i dag är det mer ett gemensamt ansvarstagande, både mellan chef och medarbetare men också mellan arbetsgivarföreträdare och fackliga. De här frågorna som handlar om god arbetsmiljö, som lagstiftaren vill, är ju ingen målkonflikt om man sitter i rollen som huvudskyddsombud, skyddsombud, eller som arbetsgivarföreträdare. Så vi har ju väldigt lätt att hitta samma målsättning på det här området, hur verkligheten ska bli en god arbetsmiljö.

Martin:
Sedan tror jag också att när man bygger saker tillsammans så är man mer rädd om det. Man vårdar den bebisen på något vis. Det måste man ju flytta med i alla nivåerna, att det faktiskt är deras system.

Speaker:
Det här med omvärldsbevakning som ni var inne på, det är något som jag har förstått att ni går i bräschen för i Helsingborgs stad.

Agneta:
Speciellt när det gäller hälsofrämjande arbete. Vi har en utmärkelse, där kan man ansöka om att få 225 000 kronor årligen, och det går då till tre arbetsplatser som har kommit en bit på vägen i det här med att hitta former och roller, arbetssätt till att skapa bättre arbetsklimat, mer feedback-kultur. Så det här att hitta och lyfta fram arbetsplatser, det är ett strategiskt val vi gör. Inte bara att de får pengar utan att de också är med om att öka kunskapen om vad som är det goda arbetet som skapar mer hälsa för medarbetare och chefer. Det är för oss att vara en attraktiv arbetsgivare.

Speaker:
Det har varit jätteinspirerande att lyssna på er i dag och att höra hur ni har lyckats med det här framgångsrika samverkansarbetet Helsingborgs stad. Och jag tänkte bara avsluta med att fråga, om man bara ska ta en sak, nyckeln till framgång med samverkansarbetet i Helsingborgs stad, vad skulle ni säga då?

Martin:
Jag skulle spontant säga kunskap och tillit. Att vi vågar öppna dörrarna för varandra.

Agneta:
Och nöj er inte bara med att följa lagstiftningen, utan höj ambitionen att även omfatta hälsofrämjande åtgärder och aktiviteter.

Speaker:
Tack så jättemycket Agneta och Martin, det har varit jättekul att ha er här i dag.

Agneta:
Tack så mycket själv.

Martin:
Tack själv.

Diskussion

  • Hur har samverkan i arbetsmiljöfrågor utvecklats hos oss?

SA_PAMU_Illustration_Diskussion_orange

Del 6

Bättre möten - utveckla er kommunikation

Samverkan kan se ut på olika sätt men den röda tråden som får det att fungera är dialog och bra möten. Bra möten kännetecknas av balans mellan olika perspektiv och ett positivt samtalsklimat, vilket inte bara leder till ett kreativt mötesklimat med mer energi och delaktighet. Forskning visar även att det i förlängningen lyfter hela verksamheten och utvecklar arbetsmiljön.

Det går att träna och utveckla kommunikationen under möten. Börja med att ta reda på mer genom att titta på två korta filmer. Därefter följer en diskussionsövning som är hämtad från Suntarbetslivs verktyg Bättre möten.

SA_PAMU_Illustration_06-FFFFFF

Forskaren berättar om balanserad kommunikation

Forskaren Birgitta Södergren ger en kort introduktion till verktyget Bättre möten och forskningen bakom. Birgitta ledde forskningsprojektet Balanserad kommunikation som ligger till grund för verktyget Bättre möten.

Perspektiv som leder till bättre möten

Filmen ger en grundförståelse för balanserad kommunikation. Den visar hur olika perspektiv bildar ett kommunikationsmönster och hur det praktiskt fungerar vid möten. Efter filmen är det er tur att pröva.

Övning

Bättre möten - utveckla er kommunikation

Syftet med övningen är att pröva hur ni kan utveckla dialogen vid möten. Övningen är ett smakprov från Suntarbetslivs verktyg Bättre möten.

  1. Dela upp er i mindre grupper eller par om ni är fler än tolv deltagare.
  2. Kom överens om en fråga eller ett ämne som ni vill diskutera.
  3. Diskutera ämnet med fokus på att ställa följdfrågor till varandra. Här kan ni skriva ut hela övningsinstruktionen.
  4. Avsluta övningen med en gemensam reflektion. Förslag på reflektionsfrågor finns i övningsinstruktionen.

SA_battremoten_bollen_outlines

Bättre möten är Suntarbetslivs verktyg som finns tillgängligt via dator, läsplatta och mobil. Verktyget är utformat för arbetsgrupper som vill utveckla sin möteskommunikation och består av olika delar:

Teori om kommunikation och möten
Lär mer om vad som behövs för att skapa bättre dialog vid möten.

Testa era möten
Ta reda på hur er kommunikationen ser ut och vad ni behöver utveckla.

Utveckla era möten
Träna kommunikationen under möten med hjälp av olika övningar.

Del 7

Reflektion och planering - vad är ditt nästa steg?

  1. Hur gick det med uppgiften på den egna arbetsplatsen? Gå laget runt och berätta och utbyt erfarenheter.
  2. Ägna 10 minuter åt att på egen hand lista vad ni vill göra i närtid i rollen som chef/skyddsombud: Vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet är prioriterat att jobba vidare med inom de närmaste tre veckorna?

3. Gå laget runt och dela med er av era viktigaste slutsatser.

4. Fortsätt nu den egna planeringen – omedelbart eller när ni kommer tillbaka till jobbet. Använd gärna vårt underlag som stöd. 

Skriv ut underlag för reflektion och planering här.

Nu är vi klara!

Vi har gått igenom

  1. Förutsättningar för en fungerande samverkan
  2. System för samverkan i arbetsmiljöfrågor
  3. Vägar för arbetsmiljöfrågor
  4. Samverkan i lagar och avtal
  5. Hur andra gör och hur det ser ut hos oss
  6. Vad vi kan göra för att utveckla kommunikationen på våra möten
  7. Ditt nästa steg - reflektion och planering

SA_Illustration_15

För dig som vill läsa mer

Här hittar du bland annat alla checklistor och stöddokument som förekommer i modulen. Under de olika rubrikerna har vi samlat användbart material som till exempel digitala verktyg, tester, praktisk information och forskningsresultat.

Arbetsmiljölagen (AML)
Regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet.

Arbetsmiljölagen kapitel 6
Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare

Medbestämmandelagen (MBL)
Lagen om medbestämmande i arbetslivet, innehåller bland annat regler om när arbetsgivaren måste förhandla med representanter för de anställda och vad som gäller om det blir konflikt.

Förtroendemannalagen (FML)
Lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen, innehåller regler som syftar till att underlätta det fackliga arbetet och ge ett extra skydd till den som är fackligt förtroendevald.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS)
Alla föreskrifter samlade för nedladdning.

AFS 2001:1
Arbetsmiljöverket, föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete 

Skapa eller revidera ett eget samverkansavtal.
Suntarbetsliv, tips och stöd för att teckna ett nytt lokalt samverkansavtal enligt FAS.

FAS Arbetsliv – dialogverktyg för bättre samverkan
Suntarbetsliv, verktyg som parterna i kommun- och landstingssektorn tog fram när de tecknade samverkansavtalet FAS 05.

Bra samspel och samverkan skapar säkerhet
Arbetsmiljöverket, kunskapsöversikt om klimat och kultur på arbetsplatsen.

Jämställdhet i arbetsmiljön
Arbetsmiljöverket, information och tips på hur man kan inkludera genusperspektivet i arbetsmiljöarbetet.

Bättre möten – Utveckla er kommunikation
Suntarbetsliv, verktyg för grupper som vill utveckla sin kommunikation under möten.

SAM – Självskattning
Arbetsmiljöverket, verktyg för att undersöka hur din verksamhet ligger till i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Kunskapstest i systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöverkets kunskapstest tar ca 30 minuter att genomföra och du kan även välja att bara träna på delar av testet.

Helsingborg satsar hälsofrämjande
Suntarbetsliv, artikel kopplad till podden i modul 6. Om hur Helsingborgs stad satsar på drömarbetsplatser genom att förstärka känslan av gemenskap.

Arbetsmiljöverkets hemsida

Broschyrer om arbetsmiljöfrågor
Arbetsmiljöverket, lättlästa broschyrer inom en rad arbetsmiljöområden. Ladda ner kostnadsfritt.

Vägar vidare